Pengurusan Dokumen & Rekod
Bahagian Pengurusan Organisasi menguruskan pendaftaran, pengemaskinian dan pelupusan rekod fail Universiti, senarai Kod Pusat Tanggungjawab (PTJ) / Fakulti.
Pegawai Rekod Jabatan
Berperanan menyelaras & program / aktiviti pengurusan rekod PTJ / Fakulti
Kod Pusat Tanggungjawab
Pendaftaran dan pengemaskinian kod PTJ di sistem UTMHR
Klasifikasi Fail
Sumber rujukan utama dalam menyeragamkan kod-kod struktur fail
Pengurusan Rekod
Pemusatan pendaftaran & semakan rekod pendaftaran fail bagi kawalan & penyeragaman
Arkib & Pelupusan Rekod
Proses penyimpanan & permohonan kebenaran bagi pelupusan rekod Universiti
Bilik Registri / Bilik Rekod
Keperluan bilik simpanan rekod bagi memastikan akses dokumen selamat dan terkawal
Dokumen Rujukan
BAHAN RUJUKAN
- Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
- Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam 2016
- Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat Versi 1.0 (2022)
- Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat
- Malaysian Standard 2223-1:2009
- Malaysian Standard 22232:2009
- Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
- Arahan Keselamatan
- Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan 2010
- Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am
- Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan
BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN
- Jadual Pelupusan Rekod (Arkib 1/08)
- Jadual Pelupusan Rekod Kewangan & Perakunan
- Pemusnahan Rekod Awam (Arkib 2/08)
- Pemusnahan Rekod Elektronik (Arkib 3/08)
- Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan-Arkib 4/08)
- Pelupusan Fail (Arkib 5/08) (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
- Pelupusan Rekod Kartografi (Arkib 6/08) (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
- Pelupusan Rekod Seni Bina (Arkib 7/08) (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
- Pelupusan Rekod Pandang Dengar (Arkib 8/08) (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
- Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak (Arkib 9/08) (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
- Pelupusan Rekod Elektronik (Arkib 10/08) (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
- Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08)
- Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib 12/08)
- Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakauan (Kewangan-Arkib 13/08)
Pusat Rekod Jabatan (PRJ)
PRJ UTM telah diwujudkan selaras dengan peruntukan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) untuk memastikan rekod-rekod awam tidak aktif dan separa aktif dipelihara dan diurus dengan baik sementara menunggu pelupusan rekod tersebut.
Bantuan Teknikal
Pegawai kami sedia membantu memberi khidmat kepakaran dalam pengurusan dokumen
07-5530475
Borang Audit Kendiri
Sejauh manakah tahap pematuhan Prosedur Pengurusan Dokumen anda?