Search
START TYPING AND PRESS ENTER TO SEARCH

PELUPUSAN REKOD

1

PEMINDAHAN REKOD

PENANGGUHAN PEMINDAHAN

Membuat permohonan secara bertulis kepada Ketua Pengarah Arkid Negara Malaysia (ANM) untuk melanjutkan tempoh pemindahan rekod sekiranya pemindahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (3) bulan yang ditetapkan

2

PEMINDAHAN REKOD

KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM

  • Jualan melalui sebutharga dibakar atau apa – apa cara yang dirasakan bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan no. rujukan KB557/97/54 JLD.4 (47)
  • Pemusnahan rekod awam dengan menggunakan kaedah diricih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam

3

PEMINDAHAN REKOD

PEMINDAHAN REKOD AWAM YANG BERNILAI KEBANGSAAN / SEJARAH

Jabatan atau Agensi Kerajaan

Semenanjung Malaysia : Rekod bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948

Persekutuan Sabah & Sarawak : Rekod bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948

4

PEMINDAHAN REKOD

pemindahan rekod terperingkat bagi tujuan pemeliharaan

Rekod terperingkat sebelum kuatkuasa Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] hendaklah dipindahkan dengan segera tanpa perlu pengelasan semula (turun taraf) bagi tujuan pemeliharaan

5

PEMINDAHAN REKOD

PELUPUSAN REKOD AWAM YANG ROSAK

Melaporkan kerosakan kepada Arkib Negara Malaysia (ANM)

  •  Bencana Alam, Kebakaran, Serangan serangga perosak dan sebagainya
  • Rekod Kewangan dan perakaunan, kebenaran pelupusan perlu dikemukakan kepada Arkib Negara Malaysia (ANM), Jabatan Audit dan Jabatan Akauntan Negara
  • Perbuatan khianat, sabotaj yang melibatkan aduan polis dan disertakan dengan satu (1) salinan laporan polis
  • Maklumat kerosakan hendaklah dibuktikan dengan menggunakan laporan bertulis dan bergambar

6

PEMINDAHAN REKOD

pelupusan bagi rekod pejabat awam yang tidak berfungsi lagi (defunct)

Rekod yang telah ditamatkan akibat sesuatu Pejabat Awam tidak berfungsi lagi dań tiada pengganti bagi tugas dan fungsi Pejabat Awam itu, pelupusannya hendaklah dibuat mengikut tatacara pelupusan rekod awam

Proses pelupusan rekod di jabatan adalah dipusatkan di Pejabat Bahagian Pengurusan Organisasi bagi UTM Johor Bahru. Manakala bagi kampus UTM Kuala Lumpur adalah melalui Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur.

Tujuan proses pelupusan ini dipusatkan adalah bagi menyeragamakan proses permohonan pemusnahan rekod kepada Arkib Negara Malaysia (ANM). Selain itu, kaedah perekodan dan permohonan kepada ANM juga dapat diselaraskan dan distandardkan mengikut kepeluan ANM yang bertindak sebagai agensi yang bertanggungjawab memantau rekod-rekod awam di agensi-agensi kerajaan dan badan berkanun.

Sumber rujukan:

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat

2. Akta Arkid Negara 2003

3. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

4. Jadual Pelupusan Rekod Urusan AM – ANM

5. Borang Permohonan Pemusnahan Rekod

5.1Jadual Pelupusan Rekod
5.2Borang 2/08- Borang Pemohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam
5.3 Borang  3/08 : Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik
5.4 Borang 4/08 : Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan
5.5 Borang 5/08 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
5.6 Borang Permohonan Bagi Pelupusan  Rekod Kartografi
5.7 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Seni Bina
5.8 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang Dengar
5.9 Borang 9/08 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan Dan Bahan Bercetak (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
5.10 Borang 10/08 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
5.11 Borang 11/08 : Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam
5.12 Borang 12/08 : Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
5.13 Borang Arkib 13/2008 : Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan