Membuat permohonan secara bertulis kepada Ketua Pengarah Arkid Negara Malaysia (ANM) untuk melanjutkan tempoh pemindahan rekod sekiranya pemindahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (3) bulan yang ditetapkan

• Jualan melalui sebutharga dibakar atau apa – apa cara yang dirasakan bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan no. rujukan KB557/97/54 JLD.4 (47)
• Pemusnahan rekod awam dengan menggunakan kaedah diricih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam

Jabatan atau Agensi Kerajaan

Semenanjung Malaysia : Rekod bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948

Persekutuan Sabah & Sarawak : Rekod bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948

Rekod terperingkat sebelum kuatkuasa Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] hendaklah dipindahkan dengan segera tanpa perlu pengelasan semula (turun taraf) bagi tujuan pemeliharaan

Melaporkan kerosakan kepada Arkib Negara Malaysia (ANM)

•  Bencana Alam, Kebakaran, Serangan serangga perosak dan sebagainya
• Rekod Kewangan dan perakaunan, kebenaran pelupusan perlu dikemukakan kepada Arkib Negara Malaysia (ANM), Jabatan Audit dan Jabatan Akauntan Negara
• Perbuatan khianat, sabotaj yang melibatkan aduan polis dan disertakan dengan satu (1) salinan laporan polis
• Maklumat kerosakan hendaklah dibuktikan dengan menggunakan laporan bertulis dan bergambar

Rekod yang telah ditamatkan akibat sesuatu Pejabat Awam tidak berfungsi lagi dań tiada pengganti bagi tugas dan fungsi Pejabat Awam itu, pelupusannya hendaklah dibuat mengikut tatacara pelupusan rekod awam