AKADEMIK

Permohonan pengesahan dalam perkhidmatan staf akademik boleh dikemukakan ke BSM sekiranya staf telah memenuhi syarat berikut:-

1. Memenuhi tempoh percubaan 1 hingga 3 tahun;
2. Hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda (PTM);
3. Lulus Sijil Pengajaran dan Pembelajaran (SPPT); dan
4. Diperakukan oleh Ketua Jabatan.

Staf juga perlu memenuhi syarat tambahan yang telah ditetapkan oleh Universiti Teknologi Malaysia seperti berikut:

1. Pengesahan Perisytiharan Harta (setiap 5 tahun atau jika berlaku perubahan pada rekod harta);
2. Rekod Kehadiran yang cemerlang mulai tarikh lantikan tetap;
3. Syarat tambahan yang diberikan bersama surat tawaran pelantikan Jika Ada (contohnya melepasi syarat Bahasa Inggeris dengan minimum skor IELTS 6.5 atau TOEFL 6.00);
4. Bagi markah prestasi kurang daripada 80% dalam tahun semasa hendaklah dikemukakan bersama ulasan dan justifikasi ketua jabatan

BUKAN AKADEMIK

Pengesahan dalam perkhidmatan staf bukan akademik boleh dikemukakan ke BSM sekiranya staf telah memenuhi syarat yang ditetapkan. Berikut adalah syarat pengesahan tersebut:-

1. Menamatkan tempoh percubaan dengan memuaskan;
2. Lulus peperiksaan perkhidmatan yang disyaratkan;
3. Hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda;
4. Lulus dengan jayanya Prorgram Sijil Eksekutif Pendidikan Tinggi (SEPT) – bagi Gred 41 ke atas; dan
5. Diperakukan oleh Ketua Jabatan

Syarat tambahan yang ditetapkan oleh Universiti Teknologi Malaysia adalah seperti berikut:

1. Perisytiharan Harta (setiap 5 tahun atau jika berlaku perubahan pada rekod harta);
2. Rekod Kehadiran yang cemerlang mulai tarikh lantikan tetap;
3. Markah prestasi yang cemerlang (1 tahun perkhidmatan (90%), 2 tahun perkhidmatan (85%), 3 tahun perkhidmatan (80%)

Dokumen perlu disusun mengikut senarai semak di bawah. Urus setia berhak mengembalikan semula dokumen yang tidak lengkap. Dokumen perlu dihantar ke Bahagian Sumber Manusia 7 hari bekerja sebelum tarikh akhir yang ditetapkan oleh Urus setia. Sebarang pertanyaan boleh hubungi Urus setia Seksyen Perkhidmatan dan Saraan :

• Pengesahan Staf Akademik – 30450, 30470 dan 30423 
• Pengesahan Staf PPP – 31158 dan 30423

Berikut adalah senarai dokumen yang perlu dilengkapkan bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan:-

Berikut adalah format Jadual dan Borang yang diperlukan untuk Pengesahan Dalam Perkhidmatan seseorang staf di UTM. 

1. Dokumen Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
2. Lampiran PP.1.1.2(B) – Opsyen KWSP

 1. Apakah nama Jawatankuasa yang meluluskan pengesahan perkhidmatan di Universiti ini?

i)    Pegawai  Akademik : Perakuan melalui Mesyuarat  Jawatankuasa Pemilih Bagi Jawatan Guru Selain Jawatan Kursi 

ii)   Pegawai  Gred 44 dan ke atas: Perakuan melalui Mesyuarat  Jawatankuasa Pemilih Pengurusan Profesional (Gred 44 ke atas)

iii)  Pegawai  Gred 41 hingga 43: Perakuan melalui Mesyuarat  Jawatankuasa Pemilih Pengurusan Profesional (Gred 41)

iv)  Pegawai  Gred 1 hingga 40: Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih Kumpulan Pelaksana 

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti meluluskan semua perakuan pengesahan dalam perkhidmatan

2. Apakah syarat–syarat pengesahan dalam perkhidmatan untuk Pegawai akademik?

   J    :     Pegawai yang layak disahkan dalam perkhidmatan adalah :

 i) telah dilantik ke dalam jawatan tetap dengan tempoh percubaan selama 1 hingga 3 tahun

ii) telah memenuhi syarat seperti yang ditetapkan dalam surat pelantikan dan Skim Perkhidmatan jawatan berkenaan

iii)  diperaku oleh Ketua Jabatan

iv) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi/Program Transformasi Minda (PTM)

v) Hadir dengan jayanya Sijil Pengajaran Pengajian Tinggi (SPPT) bagi lantikan staf selepas November 2009.

vi) Memperolehi Laporan Penilaian Prestasi tahun semasa sebanyak 80% dan ke atas.  Sekiranya markah kurang daripada 80% atau  menunjukkan penurunan daripada tahun sebelumnya.  Kemukakan ulasan/justifikasi ketua jabatan

  Syarat Tambahan :         

1. i) Rujuk surat tawaran yang ditawarkan :

         – Melepasi mata IELTS 6.5 atau melepasi mata TOEFL 6.00

 3. Apakah syarat–syarat pengesahan dalam perkhidmatan untuk staf sokongan dan pelaksana

i)   telah dilantik ke dalam jawatan tetap dengan tempoh percubaan selama 1 hingga 3 tahun

ii)  telah memenuhi syarat seperti yang ditetapkan dalam surat pelantikan dan Skim Perkhidmatan jawatan berkenaan

iii)  diperaku oleh Ketua Jabatan

iv) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi/Program Transformasi Minda (PTM)

v) Lulus peperiksaan perkhidmatan yang disyaratkan

vi) Markah Laporan Penilaian Prestasi Tahunan bagi tempoh 3 tahun yang telah disahkan oleh ketua jabatan                       

4. Apakah syarat–syarat pengesahan dalam perkhidmatan untuk staf Pengurusan dan Profesional (Gred 41)

    i)  telah dilantik ke dalam jawatan tetap dengan tempoh percubaan selama 1 hingga 3 tahun

   ii) telah memenuhi syarat seperti yang ditetapkan dalam surat pelantikan dan Skim Perkhidmatan jawatan berkenaan

  iii) diperaku oleh Ketua Jabatan

  iv) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi/Program Transformasi Minda (PTM)

  v) Lulus dengan jayanya Program Sijil Eksekutif Pendidikan Tinggi (SEPT) untuk Gred 41 dan ke atas mulai lantikan 1 Julai 2015

 vi) Markah Laporan Penilaian Prestasi Tahunan bagi tempoh 3 tahun yang telah disahkan oleh ketua jabatan

5. Bagaimanakah tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan seseorang pegawai ditentukan?

  J    :     Setiap pegawai yang dilantik dikehendaki berkhidmat dalam tempoh percubaan sekurang-kurangnya minima 1 tahun dan  maksima 3 tahun.

Tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan bagi seseorang pegawai ditentukan sebagaimana berikut: 

• Sehari selepas genap satu (1) tahun perkhidmatan setelah mematuhi syarat yang ditetapkan; dan
• Sehari selepas menghadiri dengan jayanya kursus Induksi/Program Transformasi Minda;
• Sehari selepas menduduki peperiksaan yang dilulusinya;
• Sehari selepas tarikh kuat kuasa opsyen;
• dan Sehari selepas tarikh perakuan Ketua Jabatan bagi yang dilanjutkan tempoh percubaan kerana tidak mendapat sokongan Ketua Jabatan.

1. Adakah staf yang berkhidmat dalam tempoh 1 tahun layak untuk disahkan dalam perkhidmatan?

Sekiranya staf telah memenuhi semua syarat pengesahan yang ditetapkan, maka staf adalah layak disahkan dalam perkhidmatan.

2.  Sekiranya staf telah memenuhi semua syarat pengesahan yang telah ditetapkan, tetapi Ketua Jabatan tidak perakukan staf untuk disahkan dalam perkhidmatan, adakah staf boleh tidak disahkan?

Ya. Staf boleh tidak disahkan dalam perkhidmatan seterusnya ditamatkan perkhidmatan apabila tidak mendapat perakuan Ketua Jabatan kerana salah satu syarat pengesahan dalam perkhidmatan adalah perakuan Ketua Jabatan.