Perancangan Strategik UTM

Perancangan strategik universiti merupakan acara tahunan universiti untuk menentukan hala tuju jangka pendek (1tahun), jangka sederhana (3 hingga 5tahun), dan jangka panjang (5tahun ke atas) universiti. Fokus utama dalam penyediaan strategi terbahagi kepada tiga fasa utama, iaitu (1) fasa pembangunan, (2) fasa permurnian, dan (3) fasa penetapan. Sepanjang penyediaan strategi sesi engagement bersama pemegang taruh sentiasa berlangsung yakni sebelum pelan strategik dibahaskan dan dimuktamadkan dalam Retreat LPU. (Rajah 1) menunjukkan proses lazim yang dilakukan oleh universiti dalam pembangunan pelan strategik universiti.

Rajah 1: Garis Masa Pembangunan Pelan Strategi UTM Tahun 2022

Bengkel pembangunan pelan strategik melibatkan jabatan-jabatan utama universiti, iaitu semua jabatan Timbalan Naib Canselor dan jabatan sokongan seperti Jabatan Bendahari berdasarkan carta organisasi semasa universiti.

Rajah 2: Contoh Pembangunan SWOT Matrix

Teknik-teknik yang digunakan semasa pembangunan pelan strategik bergantung pada kesesuaian semasa dan antara pendekatan yang pernah digunakan adalah analisa STEEP, FIRST dan Strategic Factors Analysis (SFAs) untuk penyediaan SWOT Matrix (Rajah 2). Tujuan utama teknik-teknik ini adalah untuk melihat dan menilai situasi dalaman dan luaran semasa sebelum menggariskan strategi yang berkesan untuk bertindak balas terhadap situasi tersebut. Selepas itu, pembangunan pelan strategik akan diteruskan dengan pembangunan indikator (atau pengukuran) yang sesuai dalam menggambarkan pencapaian yang dikehendaki, berserta dengan inisiatif-inisiatif sokongan yang berkaitan. Semasa fasa pembangunan ini, semua jabatan dikehendakan sentiasa memastikan penjajaran (alignment) pelan peringkat jabatan tersebut dengan pelan strategik universiti. Contoh penjajaran tersebut dalam digarapkan dalam bentuk penjajaran strategik di antara objektif strategik peringkat jabatan dengan keutamaan strategik peringkat universiti (Rajah 3).

Deraf pelan strategik kemudian disebarkan kepada warga kampus dan pemegang taruh bertujuan mendapatkan maklum balas (Rajah 4) yang lazimnya diadakan dalam format townhall. Retreat Pengurusan Universiti dan Retreat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) merupakan kemuncak perancangan strategik di mana perbahasan diteruskan dan pelan tindakan masing-masing terus dimurnikan.

Rajah 3: Contoh Penjajaran Strategik

Rajah 4: Penggunaan Aplikasi Mentimeter dalam Pengumpulan Maklum Balas Sesi Townhall

Universiti akan menerbitkan satu dokumen rujukan, iaitu pelan strategik universiti (Rajah 5) kepada warga kampus dalam memastikan semua pelan dan inisiatif berjalan seperti yang diharapkan dan sebagai satu bentuk komunikasi strategik kepada warga kampus khususnya kepada golongan pelaksana. Pemantauan berkala akan dilakukan oleh Seksyen Pengurusan Strategi dan dilaporkan secara berkala mengikut sukuan tahun (Rajah 6) kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) serta Lembaga Pengarah Universiti (LPU).

Rajah 5: Dokumen Pelan Strategik enVision UTM 2025

Rajah 6: Pelaporan Pencapaian enVision UTM 2025 Q1 2022